В община Пещера заработи Центъра за услуги и информация на гражданите Печат
По силата на своите законови компетенции общините са задължени да извършват широк кръг услуги за гражданите. В тази връзка общинска администрация Пещера измина дълъг процес на осмисляне и работа по проблема за подобряване на административното обслужване и решаване на няколко основни въпроса.
1.Как да предоставим дружелюбна и делова обстановка за потребителите на услуги.
2.Как да спестим на гражданите време и усилия.
3.Как да се елиминират възможни корупционни практики чрез пресичане на контакти между потребител и пряк изпълнител на услуги.
4.Как да поставим ясни правила, точен регламент и координация между дирекциите и отделите, извършващи административни услуги.
5.Да осигурим непрекъснат автоматизиран контрол от ръководството на действията на служителите при извършване на услуги.
За да се решат тези въпроси общината разработи проект за създаване на ЦИУГ и въвеждане на признатата международна практика ? обслужване ?на едно гише?.
Обективни обстоятелства наложиха в Община Пещера да се справяме изключително със собствени усилия. Амбицията на общинското ръководство и положените усилия доведоха до реализиране на идеята и предстоящото откриване на ЦУИГ.
До този етап обслужването се извършваше на първия етаж на оборудвани за целта гишета за услуги ? Информация, Административно правни услуги свързани със гражданското състояние, ритуали, общинска собственост, Административно?технически свързани със строителство, архитектура, благоустройство, екология, търговия, туризъм, Каса.
Разработени бяха брошури и информационни табла но възможностите на помещението са малки и не се реши въпроса с обслужването на инвалиди и възрастни хора. Не бяха решени и някои организационни и технологични проблеми свързани със заплащането на услугите на едно място.
Всичко това наложи проучване и анализ на съществуващата ситуация, състояние и информационна обезпеченост на общината, наличие на вътрешно ? устройствени документи регламентиращи начина на обмен на информация вътре в администрацията; квалификацията на кадрите които ще участват в реализацията. Проучихме опита и на водещи /пилотни / общини като Стара Загора, Разград, Панагюрище, Ботевград.
Под ръководството на секретаря на общината и създаден екип бе разработен план за изграждане на ЦУИГ с който да се реши поставените си задачи.
Първата стъпка бе особено важна тъй като за изграждане на ЦУИГ бе необходимо мащабно преустройство на партерния етаж на сградата. Още през 2004г. със съдействието на гл.архитект и дирекция ?ТСУ? бе разработен проект на Центъра в три варианта съобразен както с вложените в него идеи, така и със спецификата на сградата. В продължителния подготвителен етап , наложен от очакване на по благоприятна финансова ситуация, тъй като неколкократните усилия за привличане на донори бяха неуспешни, специалистите от Общината не останаха пасивна страна. Осъществихме множество срещи и дискусии с ФРМС, НСОРБ, с граждани и експерти които бяха запознати със смисъла на изграждането на ЦУИ в интерес на по качествено обслужване на хората от град Пещера. Посетихме форумите за изграждане на Е-Община, проведохме обучение за обслужване на ?едно гише. Получихме разбиране и от общинските съветници които при актуализацията на бюджета през 2005г. гласуваха средства за започване на изграждане на ЦУИГ. /Особено сме благодарни на г-жа В.Сирачевска - ИТ консултант на ФРМС и на ръководството на община Панагюрище и служителите в ЦУИГ за оказаната ни методическа помощ./
С жителите на Общината ползващи общински услуги проведохме анкета като всички предложения ще се опитаме да реализираме на практика.
В началния етап Центъра ще започва с 4 работни места ?Информация и деловодство?, ?Технически услуги?, ?Гражданско състояние? и ?Каса?. На работните места ще бъдат предлагани над 200 услуги. От тях 34 безплатни. За работните места са разработени типови бланки и формуляри с опис на необходимите документи които трябва да се приложат за по- голяма част от услугите. Информацията е изнесена и на Информационните табла в Центъра в разработените брошури с видовете услуги, срокове, цени, както и длъжностното лице което извършва услугата. Освен извършването на най търсените услуги в Центъра ще се прави записването на гражданите за приемните дни, ще се подават заявления по ЗДОИ.
Въвели сме механизъм и за обратна връзка. На разположение са и анкетните карти които ще анализираме периодично. Поставили сме кутия за мнения и предложения.
Разработили сме Харта на клиента, Статут на Общинския център за услуги и информация, Инструкция за административното обслужване, деловодната дейност и документооборота.
Със започването на дейността си ОЦУИГ се откроява една изключително важна задача: Този начин на обслужване изисква много висока професионална подготовка на обслужващите служители във фронт и бек офиса , голямо търпение и човешка култура.
Надяваме се ефекта от реализиране на ОЦУИГ да намали срока на обслужване , да намали просрочените преписки и да се прекрати разкарването на гражданите от врата на врата. Надяваме се чрез добре функциониращи бек и фронт офиса, WEB и WAP портала гражданите да имат възможност да избират начина по който да заявят и получат услугата ? в ЦУИГ, на ?едно гише? в общината или от дома. А това представлява важна стъпка към реализиране на електронно управление на местно ниво тъй като създава предпоставка за извършване на административни услуги на физически и юридически лица по електронен път. Това кореспондира с изискването на ЕК към България задължително да се предоставят конкретен брой административни услуги по електронен път.
Общинска администрация си поставя и следваща цел ? Изграждане на ?Гише на предприемача? и последваща цел извършване на комплексно обслужване и започване работа по сертифициране на Общината по ISO 9001:2000 с което в още по голяма степен ще подобрим качеството на административното обслужване.